Отчетные документы для командировочных

Квартиры посуточно: отчетные документы для командировочных

Командировка, а другими словами – служебная поездка, тем и отличается от личной поездки, что она подразумевает конкретное задание администрации и предоставление отчетности, как о выполненной работе, так и о понесенных при этом расходах. Именно поэтому, отчетные документы – вопрос, о котором не стоит забывать любому человеку, направляющемуся в командировку.

За чем вы едете и что вам оплатят?

Термин «командировка» применяется в отношении поездок, выполняемых человеком по требованию его работодателя. Обязательным базовым документом является приказ, определяющий цель поездки, и срок, в течение которого она должна быть выполнена.

Командированному сотруднику гарантируется сохранение за ним рабочего места и должности а также сохранение среднего уровня его заработной платы.

Дата выезда сотрудника считается началом командировки (время вылета самолета или отправления автобуса, поезда или иного транспортного средства, при помощи которого сотрудник добирается до места выполнения служебного задания). Завершенной командировка считается в день прибытия сотрудника назад.

Согласно Трудовому Кодексу человеку, выполняющему служебную поездку по требованию работодателя, должны быть компенсированы расходы на проезд, найм жилья (в том числе, аренда квартир посуточно), а также прочие расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Дополнительно компенсируются затраты, понесенные сотрудником для выполнения служебного задания, согласованные с администрацией предприятия. Как правило, обязательным условием компенсации является наличие документов, подтверждающие факт расходов командированного.

Отчетные документы, получаемые до начала командировки

1. Служебное задание, которое должно содержать информацию о том, кто направляется в командировку (ФИО, занимаемая должность), место, куда направляется сотрудник, срок командировки и ее цель. Конкретизация цели имеет очень большое значение и чем точнее она сформулирована, тем проще будет и выполнение поставленной задачи и составление последующего отчета.

2. Приказ о направлении сотрудника в командировку, дублирующий информацию, которая содержится с служебном задании. Приказ обязательно должен быть подписан руководителем предприятия или специально уполномоченным на это лицом и зарегистрирован в порядке, установленным внутренним регламентом предприятия.

3. Командировочное удостоверение, которое является основанием для выплаты суточных. Этот документ должен содержать информацию о дате, с которой начинается командировка и дате ее завершения. Удостоверение выдается в единственном экземпляре и заверяется печатью.

При командировке сотрудника заграницу командировочное удостоверение обычно не оформляется. Так же ее оформление не производится, если срок командировки не превышает одного дня.

4. Авансовый отчет не является документом, который должен быть обязательно оформлен до начала командировки. Составить его можно и после. Однако, если вы хотите, чтобы часть командировочных расходов была компенсирована вам еще до их фактического понесения, вам потребуется представить администрации документ, в котором вы укажете предположительные суммы, необходимые для оплаты транспорта, аренды квартир посуточно (или иных форм найма жилья), а также оплаты иных расходов, связанных с выполнением служебного задания. В случае выплаты аванса соответствующий авансовый отчет остается в бухгалтерии предприятия.

Окончательное заполнение авансового отчета производится после завершения поездки путем сверки запланированных сумм с фактически понесенными расходами. Если полученный аванс израсходован не полностью или представленные вами к оплате расходы признаны необоснованными, часть полученных средств придется вернуть в кассу предприятия.

Отчетные документы после командировки

После возвращения из командировки сотрудник возвращает заполненное по требуемой форме командировочное удостоверение, а также иные документы, которые подтверждают фактически понесенные сотрудником расходы.

Отчетные документы по командировке могут включают в себя все билеты на транспорт, документы, подтверждающие факт аренды квартиры посуточно или проживания в гостинице и т.п. Документы, подтверждающий проживание должен содержать информации о количестве дней и размере оплаты. Работодателю также можно представить распечатку ваших телефонных звонков, сделанных для выполнения его задания.

Командировочные документы: есть определенные нюансы

Наличие отчетных документы для командировочных, а также грамотность их заполнения имеет очень большое значение. Если отдельные командировочные документы не предоставлены или заполнены не грамотно (чеки, подтверждающие оплату проживания в гостинице, чеки за телефонные переговоры, такси, и т.п.), то работодателем компенсация этих расходов может быть и не произведена.

Иногда возникают и такие ситуации, когда сотрудник вернулся из командировки не выполнив служебного задания и работодатель начинает применять к нему санкции: снижение средней заработной платы за время командировки, не оплачивает суточные и т.п.

Если служебное задание не выполнено по вине организации, ли причиной невыполнения стала какой-то «форс-мажорный» фактор, предотвратить действие которого не одна из сторон не могла, тогда за сотрудником в полном размере сохраняется средний заработок, который должен быть за время командировки,.

Если непосредственно сотрудник стал виновным в том, что задание не выполнено, то средняя заработная плата, за время командировки не сохраняется.

Возникают и такие ситуации: билеты куплены, сотрудник уже находится в пути, но возникла необходимость изменить место назначения и вернуть оплаченные билеты нет возможности. В таком случае, работодатель (одобривший смену маршрута) обязан компенсировать стоимость «пропавших» билетов.

Общее же правило, как всегда, таково: если после командировки у вас возникла спорная ситуация с работодателем, не стоит сразу писать заявление об уходе. Получите для начала консультацию у специалиста. Уточните, а кто из вас более прав?